La conservazione dei documenti di Luca Leidi

Pubblicato il 05/09/2011

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Quante volte ci siamo posti la seguente domanda: posso buttare le bollette pagate, gli estratti conto vecchi, le fatture di dieci anni fa, le scritture contabili dell’impresa del nonno, ecc. e finalmente liberare l’armadio, la cantina, il garage?

Per sapere cosa gettare e cosa tener bisogna riferirsi alle norme che disciplinano i differenti termini massimi per l’accertamento degli avvenuti pagamenti o per i controlli delle posizioni fiscali.

Titolari di imprese

La conservazione dei documenti contabili è disciplinata dall’articolo 2220 del codice civile che stabilisce l’obbligo, per l’imprenditore commerciale, di custodire e conservare i documenti e le scritture contabili per un determinato periodo di tempo, così da poter comprovare esaurientemente i fatti aziendali, qualora sorgano controversie di ordine fiscale, societario e commerciale. In particolare, l’articolo suddetto prevede che:

· le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione

· per dieci anni devono conservarsi, altresì, le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Trascorso tale periodo, pertanto, non è più possibile contestare all’imprenditore la mancanza di tale documenti.

In ambito fiscale, la conservazione di scritture e documenti contabili è disciplinata dall’art. 22 del DPR n. 600/1973, a cui peraltro fa riferimento anche l’art. 39 del DPR n. 633/1972 relativamente alla tenuta e conservazione dei registri e dei documenti rilevanti ai fini dell’IVA.

L’articolo 22 del citato decreto stabilisce che, fatto salvo quanto previsto dalla normativa civilistica, le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti che si riferiscono al corrispondente periodo d’imposta.

In caso di accertamenti in corso, notificati nei termini, la conservazione delle scritture contabili è dunque, obbligatoria fino alla definizione dei medesimi, eventualmente anche oltre il termine massimo di dieci anni stabilito dall’articolo 2220 del codice civile.

L’obbligo di conservazione, negli stessi termini, si estende anche agli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse.

Nell’ipotesi in cui l’impresa non sia soggetta ad accertamenti, la documentazione va comunque conservata ai fini fiscali sino allo scadere del periodo entro il quale è esperibile l’attività di controllo.

Ai sensi dell’articolo 43 del DPR n. 600/1973 relativamente alle imposte sui redditi e dell’articolo 57 del DPR n. 633/1972 per l’IVA, gli avvisi di accertamento devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Nelle ipotesi di omessa presentazione delle dichiarazioni, gli avvisi di accertamento d’ufficio possono essere notificati fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui le dichiarazioni stesse sarebbero dovute essere presentate.

Ricordo che il termine per l’accertamento è raddoppiato qualora il contribuente abbia commesso uno dei reati tributari previsti dal D.Lgs. 74/2000.

Consumatori

Per i privati cittadini l’interesse a conservare la documentazione deriva dal tutelarsi dall’eventuale richiesta di ulteriori pagamenti rispetto a quelli già effettuati.

Le ricevute dei pagamenti per contravvenzioni stradali vanno conservate per cinque anni.

Perché, spiega la sentenza 5828/2005 della Corte di Cassazione, è questo il tempo necessario perché cadano in prescrizione i crediti per le sanzioni inflitte in base all’articolo 209 del Codice della strada.

Le ricevute dei pagamenti per i canoni di affitto devono essere conservate per 5 anni.

Disegno: Alessandro Di Miceli

Le fatture di acqua, gas, luce e telefono per uso domestico vanno conservate per 5 anni dalla data di scadenza del pagamento. Il periodo di prescrizione non viene modificato né dalla dicitura “le precedenti bollette risultano già pagate” presente sulle bollette stesse, né dalla domiciliazione sul conto corrente del pagamento delle utenze, per cui è necessario conservare anche gli estratti conto della banca.

Anche per l’ici il bollettino di pagamento va conservato per 5 anni a partire dall’anno successivo a quello di pagamento dell’imposta.

Le spese di ristrutturazione della casa che danno diritto alla detrazione fiscale nella dichiarazione dei redditi vanno conservate fino alla fine del quinto anno successivo a quello nel corso del quale è stata detratta l’ultima quota dello sconto Irpef del 36 o del 41 per cento.

Per i mutui, ai fini fiscali, le quietanze delle singole rate vanno conservate fino alla fine del quinto anno successivo a quello nel corso del quale sono stati detratti gli interessi passivi pagati. Per quanto riguarda i rapporti con la banca, il consiglio è di conservare tali quietanze fino a dieci anni dalla scadenza: i debiti di questo tipo, sebbene rimborsabili in rate semestrali o annuali, sono soggetti alla prescrizione ordinaria decennale (Cassazione n.12707/2002).

Le ricevute delle spese condominiali pagate vanno conservate per cinque anni.

I pagamenti relativi agli alberghi vanno conservati per sei mesi. È questo l’intervallo di tempo in cui l’albergatore può chiedere nuovamente il pagamento del conto.

Le quietanze delle polizze assicurative vanno conservate per un anno. Quelle utilizzate anche a fini fiscali – ad esempio, le polizze vita – vanno mantenute per cinque anni, fino a quando cade in prescrizione il periodo di imposta in cui sono state sostenute.

Le cambiali vanno conservate per tre anni dalla loro scadenza.

Gli estratti conto bancari vanno mantenuti per dieci anni. In questo intervallo temporale è infatti possibile impugnare l’estratto conto, qualora presenti errori od omissioni.

Lo scontrino fiscale, per far valere la garanzia, va conservato ovviamente per tutta la durata della garanzia.
Le ricevute di iscrizione a scuole o palestre private si conservano per un anno.

Le ricevute di spedizionieri e trasportatori vanno mantenute per un anno o per 18 mesi, nel caso in cui il trasporto sia stato eseguito fuori dall’Europa.

La ricevuta del bollo dell’auto va conservata fino alla fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il pagamento. Termine che va applicato anche in caso di vendita della vettura.

Luca Leidi - Dottore commercialista e revisore legale in Bergamo. Tomasi & Associati – Studio associato di consulenza aziendale e tributaria – Bergamo – Via Foro, 3  - luca.leidi@tomasiassociati.it


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